World Paper Free Day, algo más que un día sin papeles
Esta movida global propone, por un día, no utilizar papeles. Pero una gestión documental integral y profesional puede hacer mucho más que ello, todos los días, reduciendo no sólo papel, sino tinta, energía y emisiones de carbono, a su vez bajando costos y eficientizando procesos.
Lima noviembre 2016 .- La iniciativa World Paper Free Day (“Día mundial sin papeles”) que promueve la AIIM (Asociación para la Gestión de la Imagen y la Información, por sus siglas en inglés) tiene como objetivo llamar la atención sobre la cantidad de papel que usamos sin siquiera pensar en ello, y comprometernos, aunque sea un día, en no crear ningún documento en papel.
Pero más allá de esa acción puntual, se trata, fundamentalmente, de una nueva y buena oportunidad para reflexionar sobre la importancia de la transformación digital en los procesos de gestión documental, que comience por la reducción del uso de papel, tintas y energía, especialmente en sectores que hacen uso intensivo de ello como oficinas, empresas, gobierno y educación, entre otros.
Pero eso como primer paso, porque una estrategia integral va más allá: implica eficientizar la gestión para que cada documento esté disponible donde sea, en el momento en que se lo necesite y en cualquier dispositivo. El papel y la tinta, viéndolo de ese modo, más que “antiecológicos”, resultan ya obsoletos para gran parte de las necesidades cotidianas y sólo deberían quedar reservados a aquellos sectores donde su uso es aún imprescindible.
En las implementaciones que han llevado a cabo nuestros servicios de consultoría en empresas de todo tipo y tamaño, el uso combinado de documentación digital, la interconexión de equipos y sistemas propios de monitoreo, han logrado ajustar drásticamente las impresiones en entornos profesionales (hasta un 50%), con la consiguiente reducción de consumo de papel, energía, emisiones de carbono y tinta (incluso muchos de nuestros nuevos equipos utilizan tinta ecológica acuosa de látex, que sustituye a la tradicional a base de petróleo)
Los servicios basados en la nube, que unen impresoras y multifuncionales con dispositivos móviles, seguirán creciendo en popularidad a medida que más administradores de TI comprendan que la optimizan la productividad y la movilidad de los empleados. Estos servicios pueden reducir el consumo energético y las emisiones de carbono en más del 30% en grandes organizaciones, ahorro que asciende a más del 90% en el caso de las PyMEs según un estudio encargado por Microsoft y llevado a cabo por Accenture y WSP Environment and Energy
La exitosa transformación interna que Ricoh viene llevando al transformarse en una empresa de gestión de la información y servicios, va en el espíritu que declama el World Paper Free Day: “No se trata sólo de apagar las impresoras, sino de trabajar más inteligentemente, de disminuir los puntos de entrada de papel y de mejorar sus procesos”. Eso es lo que hacemos en Ricoh, empresa que se convirtió en líder en gestión documental integral, tal como lo indican las principales consultoras independientes del mercado.
Hoy, como desde hace 80 años, continuamos revolucionando la forma en que la gente trabaja y ayudando a las empresas, en todo el mundo, a mejorar y eficientizar procesos mediante la tecnología.